SUBPROCESO DE GESTION DOCUMENTAL

El subproceso cuenta con 5 formatos y 1 procedimiento.

FORMATOS

ASIG-GD-F-001 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

Se define como el listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Es decir se considera como el Instrumento que permite establecer cuáles son los documentos de una entidad, su necesidad e importancia en términos de tiempo de conservación y preservación y qué debe hacerse con ellos una vez finalice su vigencia o utilidad.

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ASIG-GD-F-002 LISTA DE CHEQUEO DOCUMENTAL

La lista de chequeo documental tiene como función verificar el estado de las carpetas de los diferentes procesos de SENA Empresa evaluando aspectos como: el orden de las carpetas, manipulación, control de cambios y emision de documentos.

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ASIG-GD-F-003 NUMEROS CONSECUTIVOS DOCUMENTOA RADICADOS

Es un proceso por medio del cual, se asigna un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibido o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos que establezca la ley.

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ASIG-GD-F-004 FORMATO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

El formato tiene como función administrar la información correspondiente a la entrega de documentación tomando aspectos como:

UNIDAD QUE ENTREGA
TIPO DOCUMENTO
CANTIDA
DDESTINO
FECHA DE ENTREGA
FIRMA DE QUIEN ENTREGA
FIRMA DE QUIEN RECIBE
OBSERVACIONES

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ASIG-GD-F-005 CICLO DE VIDA DEL DOCUMENTO

El ciclo de vida de un documento, es la secuencia de fases que atraviesa un documento, así como el tiempo establecido que debe permanecer en cada etapa desde que se crea hasta su archivo o destrucción. Como todo ciclo vital se deriva del concepto de la vida de un organismo biológico: nacer, vivir y morir. De la misma manera que se crea un documento (físico=papel, o digital), este se usa mientras tenga un valor continuo y, más tarde se evalúa para determinar su eliminación o retención, entendiendo como retención su archivo y el tiempo que debe durar el mismo.

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PROGRAMA

ASIG-GD-PG-001 PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

SENA Empresa conoce y tiene en cuenta el papel fundamental que desempeña los documentos como fuente de información, de transparencia y de evidencia en el cumplimiento de su misión, presenta su programa de Gestión documental (PGD) con el ánimo de afianzar una cultura archivística que permita fortalecer la calidad, la pertinencia y la cobertura de la información en la toma de decisiones. Brindando así lineamientos enfocados a la adecuada planificación, producción, organización, trasferencia, disposición de los documentos, preservación a largo plazo y valoración de la información que se encuentre en cualquier soporte físico o magnético, su alcance es aplicable a todos los procesos y personal que utilice documentación para soportar y evidenciar la trazabilidad de las actividades que integra SENA Empresa.

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ASIG-GD-PG-001