GESTION ADMINISTRATIVA

El proceso de gestión administrativa cuenta con 25 documentos los cuales son ( 2 guias, 19 formatos, 1 manual y 3 procedimientos )

GUIAS

GAD-GAD-G-001 Guía de recorrido por las unidades productivas del CEFA

La guia de recorrido por las unidades productivas del CEFA tiene como fin la identificación de las unidades productivas y describir cada una

GA-GAD-G-002 Guía implementación de la estrategia SENA Empresa

La guía establece los lineamientos operativos para la implementación de la estrategia formativa SENA Empresa en los Centros Agropecuarios y agroindustriales, como estrategia didáctica basada en el aprender haciendo para el desarrollo de las competencias de la etapa lectiva de los programas de formación titulada.

La estrategia formativa SENA Empresa, facilita la implementación del Modelo Pedagógico Institucional y se enfoca al proceso de enseñanza-aprendizaje-evaluación de las competencias incluidas en los diseños curriculares de un programa de formación. Esta práctica se refleja en las guías de aprendizaje, que problematizan situaciones y de manera sistémica, proponen soluciones en un entorno que refleja las condiciones laborales contemporáneas del sector. Así mismo, contribuye con el desarrollo de un perfil de aprendiz integral, libre pensador, con capacidad crítica, líder, solidario, emprendedor, creativo, fomentando valores de responsabilidad, trabajo colaborativo y la disciplina, la guía tiene como alcance establecer la metodología para la aplicación de la estrategia formativa en la etapa lectiva, de los programas de nivel titulado que se orienten en los centros agropecuarios y agroindustriales del SENA.

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GA-GAD-G-002

FORMATOS

GA-GAD-F-001 MATRIZ DOFA

El análisis DOFA es una técnica que se usa para identificar las fortalezas, las oportunidades, las debilidades y las amenazas de una organización o incluso, de algún proyecto específico o un cargo,

DOFA significa Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y amenazas . Es muy importante analizar cada uno de estos factores para planificar correctamente ideas de mejorar para contribuir a la mejora continua.

FORTALEZAS: Las fortalezas de FODA hacen referencia a las iniciativas internas que funcionan bien, es aplicable al ámbito personal y también a negocios, estrategias o cargos.

Para definir las fortalezas debemos preguntarnos:

Qué es lo que hacemos bien?
¿Qué hace que nuestra empresa o nosotros seamos especiales?
¿Qué es lo que le gusta de nosotros a las personas?

A continuación, un ejemplo de una fortaleza, para ayudarte a empezar:

Servicio de atención al cliente: Nuestro servicio de atención al cliente tiene un puntaje de calificación superior a 90 lo cual nos hace muy competentes en el mercado.

Personalidad: Poseo una personalidad divertida que me hace encajar en cualquier grupo de personas

Debilidades: Las debilidades en DOFA se refieren a las iniciativas internas que no funcionan como es debido.

Del mismo modo en que examinas las fortalezas, puedes hacerte diferentes preguntas para empezar a identificar las debilidades:

¿Qué iniciativas no funcionan bien y por qué?
¿Qué se podría mejorar?
¿Qué recursos podrían favorecer al rendimiento?

Oportunidades: Factores externos que la entidad puede capitalizar o utilizar en su beneficio.
Amenazas: Factores externos que podrían comprometer el éxito de la entidad.

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GA-GAD-F-002 ENCUESTA DE SATISFACCION EVENTO EXPOSENA

La encuesta tiene como fin identificar la satisfacción en el evento exposena permitiendo la calificación de la organización del evento, el servicio, permite seleccionar si es aprendiz, instructor, funcionario y visitantes.

la encuesta consta de 8 preguntas con opción de selección múltiple .

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GA-GAD-F-003 PROGRAMACIÓN QUINCENAL

El formato de programación quincenal tiene como fin establecer las actividades que se van a realizar en cada cargo durante los próximos quince días, estas actividades deben cumplirse y ser aprobadas por el instructor a cargo del rol desempeñado por el aprendiz en la estrategia SENA Empresa

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GA-GAD-F-004 DIAGRAMA DE GANTT

Un diagrama de Gantt es una herramienta útil para planificar proyectos. Al proporcionarte una vista general de las tareas programadas, todas las partes implicadas sabrán qué tareas tienen que completarse y en qué fecha.

Un diagrama de Gantt te muestra:

La fecha de inicio y finalización de un proyecto
Qué tareas hay dentro del proyecto
Quién está trabajando en cada tarea
La fecha programada de inicio y finalización de las tareas
Una estimación de cuánto llevará cada tarea

Usar un diagrama de Gantt en tu proceso de gestión de proyectos te proporciona las siguientes ventajas:

Claridad
Una vista general simplificada
Datos sobre el rendimiento
Una mejor gestión del tiempo
Flexibilidad

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GA-GAD-F-005 PLAN OPERATIVO

El plan operativo es un formato encaminado al establecimiento de las idas de mejora o innovacion durante el proceso de la estrategia SENA Empresa y el cumplimiento de un rol, en SENA Empresa al momento de ocupar un cargo se debe realizar un diagnostico para identificar oportunidades de mejora e innovación las cuales se van a representar en el plan operativo definiendo el objetivo de estas ideas, meta, tiempo estimado para ser desarrolladas, los recursos a usar y los indicadores de cumplimiento de las ideas.

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GA-GAD-F-006 PROGRAMACION DE TURNOS RUTINARIOS

En el formato de programación de turnos rutinarios se establecen las fichas o tecnólogos a los cuales se les solicitara autorización por parte de coordinación académica para el desarrollo de los turnos rutinarios, también se establecen las fechas y los horarios que van de ( 7:30 - 12:30), los turnos rutinarios no se realizaran en días en que los aprendices tengan desescolarizado.

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GA-GAD-F-007 INDICADORES

En el formato se establecen los indicadores a medir con respecto al cumplimiento de alguna actividad o proceso, en el formato se establece el proceso, el nombre del indicador , el propósito de este, su tipo , la formula, el responsable de medir el indicador, el origen de los datos y la frecuencia.

Tips para definir un indicador:

Un indicador es una característica específica, observable y medible que puede ser usada para mostrar los cambios y progresos que está haciendo un programa u actividad hacia el logro de un resultado específico.
Deber haber por lo menos un indicador por cada resultado. El indicador debe estar enfocado, y ser claro y específico
Un indicador debe ser definido en términos precisos, no ambiguos, que describan clara y exactamente lo que se está midiendo.

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GA-GAD-F-008 DIAGNÓSTICO INICIAL

Este formato tiene como objetivo realizar un diagnostico inicial ya sea a un cargo o una unidad productiva el formato esta compuesto por:

Introducción donde se dará una descripción breve de los recursos usados par el desarrollo del diagnostico.
Objetivos, los cuales representan e motivo por e cual se esta desarrollando el diagnostico, la matriz DOFA en la cual se deben describir las debilidades, fortalezas, oportunidades y amenazas encontradas en el cargo o en la unidad productiva.
Inventario inicial, el cual deben describirse los elementos encontrados en el cargo o en la unidad ya sea documentación o elementos físicos
Mejoras e innovación, en esta parte del documento se deben describir las mejoras o innovaciones encontradas con el diagnostico generalmente surgen de una no conformidad.
Actividades propuestas, se definen las actividades para llevar a cabo y que contribuyan al desarrollo delas ideas de innovación y de mejora.
Evidencias, se demuestran evidencias del desarrollo de las actividades, documentación usada para el diagnostico etc.

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GA-GAD-F-009 PRESTAMO DE EQUIPOS Y/O ELEMENTOS

GA-GAD-F-010 V HEURÍSTICA

La v heurística tiene como función de organizar ideas con respecto a las ideas de innovación ayudando a solucionar y definir la estrategia para el desarrollo de la idea de innovación estableciendo como incógnita principal el problema identificado además de generar soluciones mediante una investigación en la web.

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GA-GAD-F-011 ACTA DE REUNION

El formato de acta de reunión tiene la función de almacenar la información de la cual se ha tratado en una reunión gerencial o un comité, en ella se almacenan datos como hora de inicio, hora de fin, objetivo por el cual se realiza la reunión, el tema a tratar, los compromisos a los que se llegaron y por ultimo cuenta con un cuadro de asistentes a la reunión.

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GA-GAD-F-012 FORMATO DE ENTREGA DE INVENTARIO

GA-GAD-F-013 INFORME MENSUAL / QUINCENAL

En este formato se establecen las actividades realizadas quincenal o mensualmente por los aprendices que conforman la estrategia SENA Empresa, pasantes, aprendices con apoyo de sostenimiento en el documento se establecen elementos como lo son:

Introducción .
Objetivos . general y específicos.
Actividades realizadas.
Evidencias .
conclusiones .

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GA-GAD-F-014 VERIFICACION CUMPLIMIENTO DE ENTREGA DE DOCUMENTOS

Este formato tiene como fin realizar seguimiento a la entrega de evidencias por parte de los aprendices de la estrategia SENA Empresa durante su transcurso por ella, en el formato se puede establecer el tecnólogo al que pertenece el aprendiz, la verificación de las 5 evidencias con respecto a la propuesta trimestral, el cumplimiento de entregas quincenales e informes mensuales y informe final.

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GA-GAD-F-15 ACTA ENTREGA

El acta de entrega tiene como objetivo registrar cuando una persona entrega un documento, equipo o material que le ha sido prestado.

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GA-GAD-F-016 FORMATO DE VENTA EXPOSENA

En el formato se registran los ventas realizadas en las unidades productivas durante el evento de exposena. registrando cantidad, nombre del producto, valor unitario, el valor total y las observaciones si existen.

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GA-GAD-F-17 ENTREGA DE ELEMENTOS PARA EXPOSENA

GA-GAD-F-018 SOLICITUD DE TURNO RUTINARIO

Este formato aplica a los lideres de unidad que necesitan aprendices para el desarrollo de las actividades en sus unidades productivas mediante el apoyo de los turnos rutinarios en el se describen la cantidad de aprendices solicitados para dar apoyo a la unidad y los aprendices que fueron proporcionados, se describe la actividad para la cual se necesita el apoyo y por ultimo los nombres de los aprendices que apoyan en la unidad.

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GA-GAD-F-019 REGISTRO DE SUPERVICION DE UNIDADES PRODUCTIVAS

El formato tiene como fin realizar un seguimiento las actividades y procesos realizados por los lideres de unidad, se verifica la realización de las actividades rutinarias de la unidad productiva, la persona encargada de llevar a cabo el seguimiento es el Gerente de producción

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MANUALES

GAD-GAD-M-001 MANUAL GERENCIA ADMINISTRATIVA

El manual tiene como propósito ser una guía clara y específica para garantizar el funcionamiento de la administración de la gerencia para establecer los métodos y las técnicas de trabajo que se debe aplicar al miembro gerencial.

El manual tiene como función Lograr que SENA Empresa sea una motivación para adquirir conocimiento y destreza adicionales por parte de los aprendices del centro

El manual cuenta con los siguientes procesos:

comité administrativo interno.
comité administrativo de centro.
supervisión de unidades productivas.
Apoyo en las unidades productivas.
Gestiones a nivel del centro.

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GA-GAD-M-001

PROCEDIMIENTOS

GAD-GAD-P-001 Procedimiento del Proceso Gestión Administración

El procedimiento tiene como objetivo dirigir la planeación, supervisión y control de actividades administrativas y productivas bajo los lineamientos y orientaciones establecidos por SENA Empresa mediante la dirección del gerente adinistrativo y gerente de producción.

En el procedimiento se establece que el Gerente Administrativo debe planear, organizar, direccionar y controlar las actividades administrativas y el Gerente técnico las actividades operativas en SENA Empresa, bajo los lineamientos y orientaciones establecidas, el equipo técnico asesor realiza tres encuentros en el trimestre. En el primer comité plantean actividades a desarrollar durante el trimestre por los aprendices, en el segundo comité evalúan el avance de las actividades planteadas y se realizan los ajustes necesarios según los resultados obtenidos. En el tercer comité se determinan las formas de evaluación final de los aprendices.

En el formato se establece las actividades a realizar por el gerente administrativo y por el Gerente de produccion o ( tecnico ) desde el momento que reciben el cargo y se describen todas las actividades a desarrollar durante el tiempo de la estrategia SENA Empresa.

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GA-GAD-P-002 Guía Procedimiento de Inducción, Re-inducción y Entrenamiento

Este procedimiento tiene como objetivo Brindar una efectiva orientación a los aprendices que desempeñaran actividades y funciones en SENA Empresa para facilitar su adaptación, identificándola como modelo empresarial.

Para el desarrollo de las actividades de SENA Empresa se ha establecido dos fases para llevar acabo la de inducción, reinducción, capacitación y entrenamiento a los aprendices que hacen parte de la organización y están identificadas y descritas en el diagrama de flujo con sus respectivas actividades y responsables, el diagrama de flujo consiste en:

INDUCCION

Consultar en coordinación académica las titulaciones próximas a ingresar al CEFA.
Elaborar el cronograma de turnos rutinarios.
Programar la ruta de recorridos para aprendices.
Preparar el lugar para la inducción.
Realizar la inducción.
Socializar el cronograma de turnos rutinarios.

INGRESO A SENA EMPRESA.

Planear la inducción.
Realizar la inducción.
Socializar los procesos de selección del personal.
Socializar el cronograma para el proceso de selección.
Socializar la presentación en PowerPoint.
Dar a conocer las directrices del SIG.
Dar a conocer el comité disciplinario de SENA Empresa.
Dar a conocer el reglamento interno de trabajo.
Socializar horarios para el resultado de aprendizaje.
Explicar las directrices para la entrega de evidencias.

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GA-GAD-P-003 Procedimiento de capacitaciones y toma de Conciencia Frente al SIG

El presente procedimiento tiene como objetivo aplicar estrategias que garanticen la toma de conciencia para el logro de los objetivos del SIG, para lograr el objetivo se cuentan con unas actividades las cuales son:

Definir el alcance del procedimiento el cual es dirigido a todas las titulaciones que ingresan en sexto trimestre a SENA Empresa en compañía de los líderes.
Definir los temas a tratar Se debe escoger los temas en los cuales se requiere apoyo y compromiso por parte del personal de SENA Empresa, con la intención de que los mismos contribuyan al cumplimiento, e implementación del SIG.
Definir las estrategias a utilizar.
Realizar el cronograma para a toma de conciencia empresarial.
Aplicar la estrategia didáctica.
Definir los responsables de las capacitaciones.
Garantizar entendimiento de los temas tratados.
Evidenciar la realización de la actividad.

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GA-GAD-P-001

GA-GAD-P-002

GA-GAD-P-003