PAGINA DESCRIPTIVA DOCUMENTAL
SUBSISTEMA DE CALIDAD
El subsistema de calidad cuenta con 10 formatos , 3 matriz, 5 procedimientos y 4 instructivos.
FORMATOS
ASIG-SGC-F-001 LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS
La lista maestra de documentos tiene como objetivo contener todos los documentos de un sistema o procesos con sus códigos, versiones y fechas actualizadas.
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ASIG-SGC-F-002 SOLICITUD DOCUMENTAL
El formato es usado cuando se identifica la necesidad e cabio o de mejora a un documento, se llena el formato exponiendo la razón por la cual se solicita el documento, el proceso al que pertenece, nombre y código.
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ASIG-SGC-F-003 INSPECCION DE DOCUMENTOS.
El formato tiene como función establecer una serie de características con respecto a la evaluación de documentos, el formato es usado en diagnósticos con el fin de verificar el estado de todos los documentos de un proceso subsistema evaluando desde sus logos, redacción y estructura.
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ASIG-SGC-F-004 REGISTRO DE ASESORIAS
El formato es diligenciado cuando se realiza una asesoría por parte del subsistema de calidad, se diligencia con los datos personales de las personas que recibieron la asesoría.
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ASIG-SGC-F-005 FORMATO PARA EL REPORTE DE PQRSF
El formato es diligenciado cuando una persona identifica una petición, queja, reclamo, sugerencia o felicitaciones
Petición: Esta opción le permitirá de manera respetuosa solicitar cualquier información relacionada con la prestación del servicio. La respuesta o trámite será informado a los quince (15) días calendario después de su recepción.
Quejas: Seleccione esta opción si usted requiere manifestar una protesta, censura, descontento e inconformidad por la insatisfacción que se le causó en la prestación del servicio de operación oportuna y/o en la atención prestada por parte de uno o varios funcionarios. La respuesta sera informada durante los ocho (8) días calendario después de la recepción.
Reclamo: Seleccione esta opción si usted requiere exigir, reivindicar o demandar una solución o respuesta relacionada con la prestación indebida de un servicio o a la falta de atención de una solicitud. La respuesta será llegada durante los quince (15) días calendario.
Sugerencia: Si usted desea darnos su opinión, idea o propuesta sobre la forma como podemos mejorar un proceso interno o la prestación de un servicio, ingrese por esta opción. La respuesta será llegada en ocho (8) diaz calendario.
Felicitaciones: Si usted desea reconocer el buen servicio recibido y ofrecido por nuestra parte. Ingrese esta opción y la respuesta será informada a los (3) días calendarios después de la recepción.
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ASIG-SGC-F-006 REGISTRO DE PROPIEDAD DEL CLIENTE
El formato es aplicable cuando se refiere a todo aquello que siendo dueños nuestros clientes y proveedores, por uno u otro motivo se encuentra bajo nuestra gestión, y por tanto somos responsables de su uso y conservación.
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ASIG-SGC-F-007 REGISTRO DE DOCUMENTOS POR REVISAR O APROBAR.
Se diligencia cunado existe un documento sin revisar o aprobar, el formato permite establecer la importacia de este o su prioridad, y demás características como nombre, código, versión.
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ASIG-SGC-F-008 FORMATO DE SALIDAS NO CONFORMES Y LIBERACION DE SERVICIO
El formato tiene como objetivo establecer las pautas específicas para el adecuado registro de las Salidas No Conformes y Liberación del Servicio.
Todas las acciones determinadas para cada una de las salidas no conformes que se identifiquen se deben registrar en este formato, teniendo en cuenta el procedimiento de Identificación y Control de Salidas No Conformes y Liberación del Servicio:
1. Se identifica la Salida No Conforme donde se registra el día, mes y año en que se presento.
2. Se registra el proceso que se presento la Salida No Conforme, el nombre de responsable y cargo que ejecuta.
3. Se identifica los recursos necesarios (1 o mas recursos) para darle tratamiento a la Salida No Conforme.
4. Se hace una descripción breve sobre la Salida No Conforme identificada, teniendo en cuenta sus características.
5. Se registra nuevamente la fecha de identificación, el servicio al que pertenece la Salida No Conforme y el nombre de la persona quien identifico, la cual puede ser externa al proceso de esta.
6. Se define y se registra el tipo de tratamiento a seguir, la fecha en que se inicia, el responsable que definió el tratamiento, la fecha de verificación y el resultado de tratamiento aplicado.
7. Se definen y registran las actividades que se van a llevar a cabo en el tratamiento, luego la fecha en que se cumplen estas actividades junto con los nombre que van a realizar esas actividades.
8. Se registra la fecha, el resultado de las actividades y las observaciones necesarias para realizar el seguimiento a la acción aplicada.
9. Se describe el cierre de la No Conformidad una vez terminada las actividades programadas, donde se identifica nuevamente el responsable de la acción tomada y quien da cierre a la No Conformidad.
10. Se identifica y se selecciona "x" si la liberación del servicio fue Conforme o No Conforme de acuerdo al tratamiento aplicado.
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ASIG-SGC-F-009 ENCUESTA DE NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS.
La encuesta se compone preguntas abiertas y de selección múltiple de gran importancia para la estrategia SENA Empresa con el fin de mejorar el servicio y conocer el grado de satisfacción de las partes interesadas mediante la realización de esta encuesta; para ello debe responder cada una de las preguntas relacionadas en este documento.
La identificación de las necesidades y expectativas de las partes interesadas es un aspecto muy importante en toda organización por que permite que los productos sean acordes a las especificaciones del cliente generando asi un mejor desarrollo e imagen de la organización.
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ASIG-SGC-F-010 REGISTRO DE LA DOCUMENTACION ELIMINADA DEL DRIVE
El formato tiene como función registrar la documentacion que se elimina del drive, ara registrar la información pertinente es importante leer las siguientes instrucciones de diligenciamiento:
1. Numero: Este es requerido para llevar un control, el cual debe ir de manera ascendente, de acuerdo a la cantidad de documentación eliminada.
2. Proceso: Se diligencia el proceso al cual pertenece el documento que se esta registrando.
3. Subproceso: Se diligencia el subproceso al cual pertenece el documento que se esta registrando.
4.Subsistema: Se diligencia el subsistema al cual pertenece el documento que se esta registrando.
Nota: Si el documento no tiene subproceso, o subsistema aplicable para el mismo, se pondrá N/A.
5.Codigo: Codificación con la que se identifica el documento.
6.Nombre del documento: Se especifica el nombre con el que cuenta el documento que se esta registrando.
7.Version: Número de versión con la cual cuenta el documento que se esta eliminando.
8.Fecha y hora de eliminación: Se registra el día y la hora de cuando se realizó la eliminación del documento. 9.Responsable: En este campo se debe registrar el nombre de la persona responsable de realizar la eliminación del documento.
10 Observaciones: Se registran las observaciones necesarias a tener en cuenta.
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L
MATRIZ
ASIG-SGC-MT-001 PRESTACION DEL SERVICIO
En la matriz se diligencian aspectos como:
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servicio.
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objetivo del servicio.
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ciclo del servicio.
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partes interesadas.
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características del servicio.
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Actividad.
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Condiciones de cumplimiento del servicio.
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Seguimiento mediante el uso de indicadores.
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ASIG-SGC-MT-002 DIAGNOSTICO A IMPLEMENTACION DE DIAGNOSTICO
El formato tiene como función diagnosticar si la persona encargada de un proceso o subsistema conoce los documentos que se encuentran en el, si es usado el documento y con que frecuencia.
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ASIG-SGC-MT-004 MATRIZ DE REQUISITOS DEL CLIENTE
Los requisitos del cliente se refieren a las especificaciones o características de un producto o servicio que los clientes consideran necesarias. Estos requisitos motivan a los clientes a comprar un producto o servicio, añgunos de los requisitos mas comunes son :
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Precio.
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Calidad.
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Rendimiento.
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Eficiencia.
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Experiencia.
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Accesibilidad.
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PROCEDIMIENTOS
ASIG-SGC-P-001 PROCEDIMIENTO PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO
Tiene como objetivo establecer los requisitos que se deben cumplir para la óptima prestación del servicio de formación estratégica de SENA Empresa, con el fin de garantizar el control y la trazabilidad del servicio, su alcance es aplicable a a Directivos e Instructores, que estén dedicados a la prestación de servicio de formación de SENA Empresa.
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ASIG-SGC-P-002 ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS
El objetivo del procedimiento es establecer los lineamientos generales para la elaboración, aprobación y divulgación de los documentos del Sistema Integrado de Gestión de SENA Empresa, este procedimiento aplica para los documentos que hacen parte de la estructura documental del Sistema Integrado de Gestión y de los demás procesos de SENA Empresa.
En el procedimiento se establece el tamaño de letra, el encabezado, tamaño de los logos SENA y SENA Empesa, tipo de letra, especificacion únicas para determinados tipos de documentos.
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ASIG-SGC-P-004 PROCEDIMIENTO PARA LA PROTECCION Y PROPIEDAD DEL CLIENTE
Tiene como objetivo establecer los parámetros generales para la fidelidad y protección de la información y propiedad del cliente en SENA Empresa, su alcance es aplicable en la medida en que tengan que entrar en contacto con cualquier bien tangible o intangible del cliente que este bajo el control de SENA Empresa.
SENA Empresa tiene la responsabilidad del manejo y la protección de los bienes propiedad del cliente, que quede bajo custodia durante la ejecución del proceso; es por esto necesario establecer los parámetros para el control y preservación del manejo de los bienes, donde se debe identificar, verificar, proteger, ofreciendo al cliente la confiabilidad y seguridad necesaria; Si cualquier bien que sea propiedad del cliente se pierde, deteriora o de algún otro modo se considera inadecuado para su uso, la entidad debe informar de ello al cliente y mantener registros
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ASIG-SGC-P-005 PROCEDIMIENTO DE SEGUIMIENTO A PQRSF
Tiene como objetivo establecer los lineamientos para atender, gestionar y dar trámite de manera oportuna a las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y felicitaciones que realizan los clientes respecto a la prestación del servicio, tiene como alcance la recepción de las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y felicitaciones presentadas a través de los diferentes canales de comunicación, hasta la notificación de la respuesta a la parte interesada.
El procedimiento de PQRSF (Petición, Quejas, Reclamos, Sugerencias y Felicitaciones) que se realiza ante la prestación del servicio del modelo empresarial al aprendiz brindado por SENA Empresa, se debe radicar en los medios autorizados y estos son los diferentes Canales de Comunicación.
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Canal presencial: Sede administrativa de Sena Empresa.
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Canal Virtual: Correo calidadasig@gmail.com
El procedimiento establece los lineamientos específicos para el seguimiento de las PQRSF que presenten los clientes ante cualquiera de las actividades que hacen parte del servicio brindado por SENA Empresa.
Los medios para depositar una PQRSF son: Buzón físico ubicado en las instalaciones de Sena Empresa, vía correo electrónico y, por medio de la página Web.
La PQRSF se recepciona inicialmente por el Líder de calidad quien en un plazo no máximo de 12 horas remite al líder de cada proceso para que junto con su equipo den respuesta de forma pertinente y oportuna, ya que es el personal idóneo para atender la PQRSF manifestada por el cliente.
El buzón de PQRSF se revisa todos los días y se tratará como servicio no conforme, según la gravedad evidenciada.
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ASIG-SGC-P-007 PROCEDIMIENTO PARA IDENTIFICAR Y CONTROLAR LAS SALIDAS NO CONFORMES Y LA LIBERACION DEL SERVICIO.
Tiene como objetivo establecer las directrices para asegurar que la salida que no sea conforme con los requisitos sea identificado y controlado para prevenir su uso o entrega no intencional, de acuerdo con los requisitos establecidos.
su alcance es identificar y controlar las salidas no conformes que ocurran en el proceso ASIG y Producción de Bienes y Prestación del Servicio, de SENA Empresa
El procedimiento permite identificar y controlar las salidas no conformes que se presentan dentro de los procesos de Producción de Bienes y Prestación del Servicio y Administración del Sistema Integrado de Gestión de la estrategia SENA Empresa, el personal que identifique la salida no conforme es el responsable de dar aviso al jefe inmediato de la actividad o proceso; además se debe registrar en ASIG-SGC-F-008 Formato de salidas no conformes y liberación del servicio.
Se hace apertura de una Salida No Conforme (SNC), cuando:
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No se cumple los requisitos del cliente.
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Algunos requisitos establecidos en el proceso, no se cumplen o se omiten.
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Se materialicen riesgos identificados e impactos ambientales en las actividades de los procesos.
Las fuentes para identificar las salidas no conformes son:
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Directa: Cuando el aprendiz sin importar su cargo o proceso al cual pertenezca detecta el incumplimiento de un requisito o la
falla.
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Evaluación del servicio: Lo manifiesta el cliente a través de las encuestas utilizadas para conocer el grado de satisfacción.
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Quejas y reclamos: Manifestadas por clientes internos y externos.
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Revisión por la dirección: Cuando se detecta falla en la operación mediante las reuniones gerenciales.
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Auditoría interna: Cuando se detectan no conformidades referentes al proceso operativo de Sena Empresa.
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Liberación: A la hora de hacer la liberación de un producto, se puede identificar una salida No conforme
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INSTRUCTIVOS
ASIG-SGC-I-001 SEGURIDAD DE LOS ENCABEZADOS
El instructivo tiene como objetivo establecer las orientaciones generales para la protección del encabezado de los documentos, con la finalidad de garantizar la trazabilidad del mismo en SENA Empresa, Este documento se elaboro a partir de la necesidad de controlar y garantizar la trazabilidad de los documentos de SENA Empresa.
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ASIG-SGC-I-002 ELABORACION DE UN PROCEDIMIENTO
Tiene como objetivo establecer las orientaciones generales para elaborar un procedimiento con el fin de estandarizar la estructura y lograr la comprensión de los ítems que lo conforman, este instructivo debe ser utilizado por los aprendices e instructores que hacen parte de la estrategia SENA Empresa que requieran elaborar un procedimiento.
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ASIG-SGC-I-003 INSTRUCTIVO ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS
Su objetivo es orientar a los aprendices de SENA Empresa dando a conocer los lineamentos generales para la elaboración y aprobación de los documentos del Sistema Integrado de Gestión, este instructivo aplica para los documentos del Sistema Integrado Gestión y procesos externos al SIG, sin embargo, algunos lineamientos específicos deben ser cumplidos por los documentadores del SIG de SENA Empresa.
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ASIG-SGC-I-004 INSTRUCTIVO PARA LA ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS
El objetivo del instructivo es Establecer pautas para realizar la debida eliminación de documentos que se encuentren en físico o digital aplica para todos los documentos pertenecientes al Archivo Central.
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