ASIG-F-001 ENCUESTA DE IDENTIFICACIÓN DEL CONTEXTO

​

Esta lista tiene como objetivo evaluar las condiciones buenas y las adversas que rodean la estrategia SENA Empresa para prepararnos de modo que esas debilidades y amenazas tengan el menor impacto negativo en la estrategia e impida el logro de los objetivos de la misma, así como para aprovechar las oportunidades que se presenten. Adicionalmente permite manejar las variables que la afectan y manipularlas a favor.

​

La lista permite evaluar aspectos como:

• Personas

• Infraestructura.

• Ambiente para la operación de las actividades.

• Competencia del personal.

• Toma de conciencia.

• Comunicación.

• Información documentada.

​

        Link para acceder al formato  

 

​

ASIG-F-002 FORMATO DE EVALUACION DE CAPACITACION Y/O  SENSIBILIZACIÓN

 

 El formato tiene como objetivo evaluar una capacitación o sensibilización realizada, debe ser diligenciada por las personas que recibieron la capacitación o sensibilización, se evalúa en Excelente (E), Bueno (B), Regular (R), Malo (M).

​

    Link para acceder al formato   

​

​

ASIG-F-003 INFORME DE AUDITORÍA 

​

El informe de auditoria debe redactarse en forma lógica, objetiva, imparcial y constructiva, poniendo de manifiesto las desviaciones encontradas, el informe de auditoría debe presentarse oportunamente, con el objeto de que la información en él contenida sea actual, útil y valiosa, así como para que las autoridades a quienes corresponda, adopten de forma inmediata las medidas correctivas a que hubiere lugar a fin de subsanar las deficiencias señaladas.

​

El informe de auditoría debe poseer ciertas características las cuales son: 

​

• Objetivo: Describir los hechos sin exagerar ni minimizar las deficiencias observadas. Sus comentarios deben basarse en situaciones concretas y no sobre rumores.

• Claros: La redacción debe hacerse de manera que atraiga la atención del lector, expresando las ideas en forma clara, que sea fácilmente comprensible.

• Constructivos: La información que se exponga en el informe debe ayudar a la alta dirección y al auditado, de tal manera que permita mejorar los procesos

​

    Link para acceder al formato 

​

​

ASIG-F-004 PROGRAMA DE AUDITORÍA 

​

Un programa de auditoría es una herramienta que permite a la organizacion identificar acciones tendientes a fortalecer en llos procesos y procedimientos de un sistema de gestion con informacion veraz, objetiva, evaluable y medible 

​

​

​

ASIG-F-005 NO CONFORMIDD Y MEJORA CONTINUA 

​

El formato esta basado en el diagrama de Ishikawa, también conocido como de espina de pescado, es una herramienta visual que tiene un formato de gráfico. Además, su principal función es ayudar en los análisis de organización. La mayoría de las veces se lo emplea para encontrar la causa de un problema en su raíz.   

​

Esta metodología se basa en el principio de causa y efecto, por lo cual prevé que toda acción tiene una reacción. Por eso, para empezar a estructurar el diagrama, primero se debe formular la pregunta: ¿cuál es el problema que se analizara?

​

El diagrama de Ishikawa facilita la visualización de causas problema. Y esto porque su formato de espina de pescado nos permite observar con más claridad las etapas y procesos e identificar los principios propulsores de los problema

​

           Link para acceder al formato

​

ASIG-F-006 PLAN DE ACCION 

​

Un una herramienta de gestión permite organizar las acciones, para priorizar aquellas que son más importantes y que son la base para el cumplimiento de los objetivos. Un plan de acción permite determinar por cada fase los recursos, los tiempos de entrega y la ejecución de las actividades se encuentra establecido según las fases del ciclo PHVA.

​

un plan de acción:

• Promueve la eficiencia de los procesos

• Garantiza el cumplimiento de las acciones

• Optimiza los recursos

• Facilita la toma de decisiones

​

     Link para acceder al formato    

​

​

ASIG-F-007 LISTA DE VERIFICACION DE CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS

​

 El formato tiene como objetivo conocer el estado de una organización con respecto a los sistemas de gestión de la calidad, medio ambiente, seguridad y salud en el trabajo con sus respectivas normas ( ISO: 9001, 14001 y 45001)

​

En la lista se encuentran preguntas relacionadas con los capítulos o requisitos de las normas los cuales son :

​

• contexto de la organización.

• Liderazgo.

• Planificación.

• Apoyo.

• Operación.

• Evaluación de desempeño.

• Mejora.

​

    Link para acceder al formato 

​

​

ASIG-F-008 REVISIÓN DOCUMENTAL DE AUDITORÍA 

​

El formato tiene como objetivo verificar la documentación de los subsistemas de calidad, seguridad y salud en el trabajo y medio ambiente con respecto a los requisitos de las normas ISO ( 9001: 2015, 18001:2015 y 45001:2018), identificando los manuales, procedimientos, formatos, matriz, plan o actas que se encuentran soportando los capítulos.

​

    Link para acceder al formato 

​

​

ASIG-F-009 PLAN DE AUDITORÍA.

​

El plan de auditoría cuenta con una serie de actividades definidas para el desarrollo de la auditoría las cuales son:

​

• Reunión de apertura.

• Confirmar lo planeado (Objetivos, alcance y criterios).

• Presentar al Equipo Auditor (Funciones y responsabilidades).

• Si por algún motivo se suspende la auditoría informar.

• Aplicación de la lista chequeo y revisión de la documentación de forma simultanea.

• Se verifica que el contenido esté: completo-correcto-coherente y vigente.

• Se verifica que la documentación sea la necesaria para cumplir con los objetivos y el alcance.

• Realizar entrevistas a los empleados.

• Inspección a las áreas (Observar actividad-ambiente-condiciones).

• Recopilación y verificación de la información.

• Se verifica que la información sea coherente y tenga relación con la función, actividad y procesos.

• Determinar si la información verificable se acepta como evidencia.

• Generación de hallazgos de la auditoría.

• Se registra los hallazgos (Conformidades e inconformidades).

• Preparación de las conclusiones.

• Reunión de cierre (Socializar los resultados).

​

   Link para acceder al formato 

​

​

ASIG-F-010 PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE CAMBIOS

​

El formato tiene como fin establecer las oportunidades de cambios, se debe identificar el cambio, saber el proposito del cambio,  las consecuencias o efectos potenciales y los procesos implicados.

​

     Link para acceder al formato   

​

​

ASIG-F-011 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

​

El cronograma es una herramienta esencial para elaborar calendarios de trabajo o actividades. Un documento en el que se establece la duración de un proyecto, la fecha de inicio y final de cada tarea; es decir, una manera sencilla de organizar el trabajo.

​

• Tareas

• Fechas de entrega

• Responsables de las actividades.

​

    Link para acceder al formato   

​

​

ASIG-F-012 LISTA DE VERIFICACIÓN DE DOCUMENTOS 

​

La lista tiene como objetivo verificar el estado de actualización, estructura y actividades de los diferentes documentos del sistema integrado de gestión, se verifican aspectos como:

​

• Encabezado según el procedimiento de elaboración y control de documentos ( ASIG-SGC-P-002).

• Código, versión y fecha vigentes.

• Tipo de letra ( Arial 12)

• ​Tablas de emisión y control de cambios.​​​

​

      Link para acceder al formato   

​

​

ASIG-F-013 EVALUACION AL PERSONAL EDITOR 

​

El formato tiene como fusión evaluar al personal auditor de los procesos, actividades llevados acabo en la estrategia SENA Empresa se evalúan aspectos como. 

​

• Ética del personal auditor.

• Planeación y desarrollo.

• Orientación a resultados.

• Conocimientos.

Cada uno de los anteriores aspectos de dividen en diferentes preguntan con calificaciones del 0 - 3.

​

     Link para acceder al formato 

​

​

ASIG-F-014 CONSOLIDADO DE EVIDENCIAS POR FICHA A ENTREGAR 

​

El formato tiene como finalidad establecer un consolidado de evidencias que se deben entregar por parte de las tituladas que se encuentran vinculadas a la estrategia SENA Empresa, se establece en el formato la fase del SIG, tipo de evidencias, nombre de la evidencia, el estado ( ejecutado, pendiente, conforme, no conforme).

​

     Link para acceder al formato 

​

ASIG-F-015 INFORME DE DIAGNÓSTICO

El informe de diagnóstico tiene como fin describir lo identificado a partir de un diagnostico relacionado con los requisitos de las normas ISO ( 9001;2015, 14001;2015 y 45001; 2018) el informe cuenta con las siguientes caracteristivas:

​

• Lista de ilustraciones.

• Lista de tablas.

• Lista de graficas.

• Introduccion.

• Objetivos.

• Alcance.

• Directrices de la estrategia SENA Empresa.

• Metodologia del diagnostico.

• Resultado del diagnostico y análisis del sub proceso o subsistema.

​

        Link para acceder al formato

 

ASIG-F-016 RELACION DE PRODUCTOS E INSTRUMENTOS DE EVALUACION. 

​

​

ASIG-F-017 LISTA DE ASISTENCIA 

​

El formato es usado para llevar la asistencia cuando se realizan charlas, capacitaciones o inducciones a aprendices cel centro de formación agroindustrial la angostura.

​

  Link para acceder al formato 

​

 

ASIG-F-018 INFORME DE ACTIVIDADES 

​

El formato tiene como objetivo informar el desarrollo de actividades realizadas por los aprendices en la estrategia SENA Empresa, en el formato se definen introduccion, objetivos, las actividades realizadas en una tabla y las conclusiones a las cuales se llegaron con el desarrollo de las actividades.

​

    Link para acceder al formato 

​

ASIG-F-019 FICHA TECNOICA DE INDICADORES DE CUMPLIMIENTO O PARTICIPACION.

​

Un indicador es Son medidas o herramientas estadísticas basadas en cifras o datos que se utilizan como criterio para juzgar y evaluar el desempeño de una organización, un sistema o un proceso.

​

A continuación se explicará cada casilla a diligenciar de la ficha técnica de indicadores:

 

IDENTIFICACIÓN Y CARACTERIZACIÓN DEL INDICADOR.

Nombre del indicador: Se establece el nombre adecuado para dicho indicador, el cual debe coincidir con el indicador establecido; es importante que el nombre sea claro conciso, corto y autoexplicativo, al igual, se debe componer adicionalmente del nombre del proceso y el numero de indicador dentro de dicho proceso.

 

Ejemplo: (Nombre indicador que represente la variable +código del subproceso+ serial o secuencia de la ficha del indicador). Nivel de satisfacción del cliente-SGC-01

​

Responsable: Nombre de la persona responsable de medir el indicador y cargo.

​

Proceso / subproceso : Se establece el proceso o subproceso al cual pertenece el indicador segun el mapa de procesos de la estrategia SENA Empresa.

OBJETIVOS

Objetivo General: Describe el objetivo en general del indicador.

​

Objetivos Específicos: Describe el objetivo de medición en especifico del indicador.

​

Fuente de información: Describe en detalle el soporte que da origen a los datos utilizados para calcular dicho indicador.

​

Impacto: Nivel de importancia del indicador respecto a la medición del objetivo (Alto, Medio, Bajo) Tipo de indicador: Identificar el tipo de indicador aplicable (eficiencia, eficacia y efectividad)

​

MEDICIÓN

Aspecto A medir: Identificar la variable o parámetro a medir, puede ser cumplimiento, oportunidad, consumo, entre otros. Tendencia: Indicar la dirección en la cual se encuentra el indicador que puede ser en aumento o disminución segun su registro histórico.

​

Límite: Cabe aclarar que los limites varían según el objetivo, al igual las reglas de colores en el formato condicional varian de acuerdo a el porcentaje establecido .

​

Meta: Valor de un objetivo para alcanzar un indicador en un periodo específico.

​

Fórmula del calculo: Identificación de la expresión o fórmula matemática para obtener el valor cuantitativo del indicador este se realiza de acuerdo.

Ejemplo: (Número de aprendices que participaron en la inducción/ Numero de aprendices en total de SENA empresa )*100

​

Parte interesada en conocer el resultado: Definir el tipo de parte interesada en conocer el resultado o el indicador.

​

Periodicidad: Se define el tiempo en el cual se va calcular el indicador este puede ser mensual anual o diario. Unidad de

​

Medida: Corresponde al parámetro o unidad de referencia para determinar la magnitud de medición del indicador. Ejemplo:Metro (m), (Kw/h) etc...

 

Vínculo: Se establece en caso de que exista relación o conexión del indicador con una norma, manual o documento de cumplimiento.

Ejemplo: Su vínculo es cumplir el capitulo III, art 8, Item 23 del reglamento del aprendiz, (Uso del uniforme del aprendiz SENA).

COMPORTAMIENTO DEL INDICADOR

Resultado de Cumplimiento: Se establece el resultado obtenido haciendo la división del numerador y denominador como se indica en la fórmula del indicador.

ANALISIS E INTERPRETACIÓN DE LOS RESULTADOS: Según la gráfica y los resultados, establezca o realice el análisis de los resultados obtenidos.

OBSERVACIONES: Realice las observaciones pertinentes de acuerdo a los resultados obtenidos donde establezca que acciones se deben tomar e ir en busca de la mejora continua.

​

  Link para acceder al formato 

​

 

ASIG-MT-001 ABORDAR RIESGOS Y OPORTUNIDADES​

​

La matriz  analiza los riesgos del proyecto en función de su probabilidad y gravedad. Una vez que se identifiquen los riesgos, podrás calcular el impacto general y otorgarle a cada riesgo la prioridad que le corresponda, La matriz de riesgos te permite analizar el riesgo al definir cada evento como de impacto alto, medio o bajo, na vez que evalúes la gravedad y la probabilidad de cada riesgo, otorgarás la prioridad correspondiente a cada uno y te prepararás para ellos en consecuencia.

​

  Link para acceder al formato 

​

​

ASIG-MT-003 MATRIZ DOFA 

​

El análisis DOFA es una técnica que se usa para identificar las fortalezas, las oportunidades, las debilidades y las amenazas de una organización o incluso, de algún proyecto específico o un cargo,

DOFA significa Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y amenazas  . Es muy importante analizar cada uno de estos factores para planificar correctamente ideas de mejorar para contribuir a la mejora continua.

​

• FORTALEZAS: Las fortalezas de FODA hacen referencia a las iniciativas internas que funcionan bien, es aplicable al ámbito personal y también a negocios, estrategias o cargos.

​

Para definir las fortalezas debemos preguntarnos:

​

1. Qué es lo que hacemos bien?

2. ¿Qué hace que nuestra empresa o nosotros seamos especiales?

3. ¿Qué es lo que le gusta de nosotros a las personas?

​

A continuación, un ejemplo de una fortaleza, para ayudarte a empezar:

​

Servicio de atención al cliente: Nuestro servicio de atención al cliente tiene un puntaje de calificación superior a 90 lo cual nos hace muy competentes en el mercado.

Personalidad: Poseo una personalidad divertida que me hace encajar en cualquier grupo de personas 

​

• Debilidades: Las debilidades en DOFA se refieren a las iniciativas internas que no funcionan como es debido.

​

Del mismo modo en que examinas las fortalezas, puedes hacerte diferentes preguntas para empezar a identificar las debilidades:

​

1. ¿Qué iniciativas no funcionan bien y por qué?

2. ¿Qué se podría mejorar?

3. ¿Qué recursos podrían favorecer al rendimiento?

​

• Oportunidades: Factores externos que la entidad puede capitalizar o utilizar en su beneficio.

• Amenazas: Factores externos que podrían comprometer el éxito de la entidad.

​

   Link para acceder al formato

​

​

ASIG-MT-005 MATRIZ DE COMUNICACION INTERNA Y EXTERNA 

​

Tiene como objetivo establecer la información y los medios de comunicación requeridos para asegurar la correcta comunicación interna, y garantizar la comunicación externa entre las partes interesadas (Clientes, Proveedores, Entes gubernamentales, Visitantes y Comunidad en general)

La Matriz de Comunicación es una herramienta de evaluación diseñada para determinar con exactitud cómo se comunica un individuo y para proporcionar un marco conceptual para determinar objetivos de comunicación lógicos.

​

  Link para acceder al formato 

​

ASIG-MT-006 MATRIZ DE PRIORIZACIÓN DE PROCESOS 

​

Una matriz de priorizacion ordena las tareas o los proyectos según un conjunto definido de variables, como la urgencia y el esfuerzo necesario. Con esta herramienta, los miembros del equipo pueden determinar rápidamente de qué ocuparse primero.​

​

Link para acceder al formato

​

​

ASIG-MT-008 MATRIZ DE SEGUIMIENTO Y MEDICION 

​

 La matriz de seguimiento y medición es la encargada de realizar la verificación de cumplimiento de actividades, procesos mediante la aplicación de indicadores de gestión, con el propósito de definir y ejecutar acciones correctivas o de mejora que impulsen el desarrollo de las actividades.

​

 Link para acceder a formato  

​

ASIG-MT-009 MATRIZ DE INDICADORES 

​

es una herramienta de planeación que en forma resumida, sencilla y armónica establece con claridad los objetivos de un programa, incorpora los indicadores que miden dichos objetivos y sus resultados esperados; identifica los medios para obtener y verificar la información de los indicadores, Los indicadores de resultados se usan para evaluar si la actividad alcanzó, o no, los objetivos o resultados propuestos.

​

 Link para acceder al formato 

​

​

ASIG-MT-010 ROLES Y RESPONSABILIDADES 

​

 La matriz tiene como  función describir los cargos que se encuentran en cada proceso, se identifica principalmente el macroproceso, seguido del proceso y subprocesos, en los subprocesos se describen los cargos que hacen parte de este mismo con los nombres de las personas que lo ocupan.

​

  Link para acceder al formato 

​

​

​

​

    

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

   

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

   

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​